邯郸职业技术学院
关于做好2018届毕业生离校工作的通知
各系、部、处、室：
为切实做好我院2018届毕业生离校工作，现将相关事宜安排部署如下：
一、2018届毕业生离校截止时间为6月22日。
二、毕业生离校工作应遵循以下原则：一是要牢固树立“以生为本、为生服务”的思想理念，简化手续、方便快捷；二是部门之间要及时进行信息沟通，加强协作，提高工作效率；三是要强化责任意识，本着既要方便学生，又要维护学校利益的思路，把毕业生离校工作做好、做实、做细。
三、工作安排及时间、要求
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时 间
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工作内容
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责任部门
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要 求
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6.4-6.22
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1、尽早安排毕业答辩
2、搞好离校教育。主要内容：理想信念、择业观、诚信和感恩、社会公德、心理健康和法律法规等。
3、建立毕业生通讯录，格式同前。
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各系
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以主题班会、毕业赠言、快闪、为母校做一件有意义的事、短信、微信等形式开展，教育学生热爱母校，培养母校情结，让毕业生成为我院优良校风的传播者、良好形象的宣传者。要留存文字、照片、视频等资料。
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6.4-6.21
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审核、整理毕业生档案
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学工部、各系
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见附件
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6.11-6.21
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6月11日各系到学工部领取离校通知单，办理归还公物、图书，补交欠款等离校手续；
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财务处、教务处、安全工作部、图书馆、团委、学工部、后勤服务处
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1、以班为单位办理；
2、各部门在“离校通知单”相应栏内，要列清有问题学生名单并盖章。
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6.18-6.21
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办理过省内外生源地国家信用助学贷款的毕业生，须网上填写贷款学生毕业确认表等，进行毕业确认。
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各系
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省外生源学生，登录国家开发银行信用助学贷款网；
省内生源学生，登录河北省生源地助学贷款网。
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6.18-6.21
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办理毕业生组织关系
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组织部
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6.18-6.21
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办理毕业生户籍等手续
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安全工作部
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6.18-6.21
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办理毕业生相关手续
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团委
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6.18-6.21
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留存报考专接本的毕业生联系方式
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各系、学工部
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由于专接本录取通知书尚未收全，各系要留下专接本毕业生的联系方式，以备学院收到录取通知书后能及时通知学生。提醒参考学生随时关注专接本报名系统网站和相关本科院校网站的信息。
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重要事项
6.20 18:00
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毕业生成绩必须统计整理完毕
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教务处、各系
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各系务必在教务处规定的期限内，报毕业生成绩。
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6.21
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完成封装毕业生档案
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学工部、各系
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具体安排根据成绩登统的情况尽早进行
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6.22
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发放毕业证、档案和报到证
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招生就业处、学工部
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“离校通知单”中有问题学生的证书档案将暂扣或缓发
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欢送毕业生离校
18:00学生宿舍封楼
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各系、学工部、安全工作部
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要掌握每名毕业生离校时点，安排值班，加强巡视。
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四、各系要特别注意：
1、对于学籍是明年毕业，但实际是今年就得离校，明年再领毕业证的“3+2提前转段”的学生，要求他们必须跟随本届毕业生同时办理除“教务处”、“财务处”以外的其他部门的离校手续。该班的离校通知单由各系统一暂存保管，待明年正式办理上述“3+2提前转段”的学生毕业证时，再继续办理遗留手续。
2、对于学籍是今年不毕业、但已完成课程学习、今年需要离校的跟班生，各系要务必通知到学生本人，要求其离校前到公寓中心办理退宿手续，否则，将继续收取住宿费，责任自负。辅导员要留下学生接到通知的证据，避免明年办理毕业证时发生纠纷。
3、各系要重点关注欠费学生的情况，要摸清底数，心中有数。安排、督促此类学生尽早、分散缴纳拖欠的费用，避免集中、拖后缴费。要每天一督促、三天一统计。要及时掌握动向，反馈信息，采取必要措施，不能因为个别学生的原因，影响全班学生正常离校。
4、各系要在离校通知单相应的栏目内注明，凡曾建档立卡的毕业生为何年的建档立卡生，并及时找孙随平老师审核。
5、对不能正常毕业的学生，各系一定要耐心解释、讲清政策，安排好后续工作。
6、各系参会领导务必将办理毕业生离校的流程和要求，向毕业班辅导员进行传达，特别是要把“附件”及时复印，确保毕业班辅导员人手一份。
7、建议各系组织毕业生离校前将宿舍打扫干净，辅导员检查。
8、对于退兵役后来我院就读的学生，其学费资助需要逐年审批，需等省里审批通过且教育资助款到我院后，才能发放毕业证。
9、凡应享受学费资助或减免的学生，因个人原因未申报的，需要交纳或补齐学费才能发放毕业证。
五、几点要求
1、要高度重视，认真做好相关工作。做好毕业生离校工作是学校的一项重要任务，既是对学生学习生活的总结与评价，也是增进师生感情、培育毕业生母校情结、树立学校良好形象的重要环节。各系、部、处、室要切实负起责任，认真做好毕业生离校的各项准备工作。此项工作各系、部、处、室（处长）主任、书记为第一责任人，各系主管学生工作的副主任为直接责任人。
2、要安排专人负责接待、办理毕业生离校手续。涉及到办理离校手续的部门要安排专人负责，确保工作时间各岗位有人接待学生，以便学生能够顺利办理离校手续。各部门也可根据自身情况提前开始办理离校手续。对涉及到成绩核对、证件发放、公物赔偿、财务结算等敏感问题应本着既要保护学生权益，又要维护学校利益的原则，耐心细致地做好解释说明工作。
3、要安排专人值班。原则上要求毕业生21日必须离校。确因学校原因（如成绩、入党等）无法离校的，各系必须于20日前列出名单、班级、宿舍号、无法离校的原因和预计离校的时间等，报学工部备案。6月18日至24日，除正常的辅导员宿舍值班巡视外，学工部、各系要另外安排人员晚上值班，确保与学生干部间信息反馈的渠道畅通。
安全工作部要加强夜间巡逻，做到第一时间发现问题，及时报告，妥善解决。
4、要加强对毕业生的安全教育。系主任、书记须亲自过问布置此项工作。加强对毕业生进行防火、防盗、人身、财产安全等方面的教育和检查工作，督促和帮助毕业生预订车票，不提倡搞毕业生聚餐等活动，特别要防止毕业生在离校期间出现违纪甚至违法的行为，坚决避免群体事件的发生。做到文明离校、安全离校、快乐离校。
5、要通力合作，密切配合。毕业生离校工作是一项系统工程，各系、部、处、室要增强工作主动性，遇到问题及时沟通，加强协调，克服困难，确保毕业生离校工作顺利有序进行。
邯郸职业技术学院
2018-5-30
附件1 审核、整理、封装毕业生档案注意事项
1、自查两表（学籍表一式两份、毕业生登记表）。
（1）两表所填内容信息一致。
（2）无涂改、无错漏。
（3）奖惩记录填写时注意助学金不算奖励不填写，奖学金不要写钱数，按钱数多少分成一二三等奖进行填写。
（4）有学籍异动的学生，一定要在学籍异动栏内填写清楚。
2、粘贴照片。
统一粘贴信息采集照片，学籍表上贴小二寸，毕业生登记表上贴一寸。
3、两表盖章。
（1）学籍表成绩填完整后，与学籍科约时间盖空白章和学籍章。
（2）学籍科统一安排时间，加盖毕业生登记表的政审合格章。
4、上交备案。
（1）上交本班花名册。花名册在辅导员QQ群共享中，自行下载打印，把学籍变动的学生标记清楚，知道文件号的请写上文件号，不知道请写上办理年月。上交时签上辅导员名字。
（2）上交档案登记表。各班登记表上的学生名字按花名册顺序登记。上交时签上辅导员名字。
（3）带孔的学籍表按班级花名册顺序排好，有学籍异动的学生（包括休学、入伍、复学、复原、退学、开除的学生）上交备案学籍表中也得有一份。
5、如有问题，请与学工部学籍科联系。3164640
